Jeder Cold Call kennt
die passende Referenz —
bevor du anrufst.
In Close markiert ihr abgeschlossene Kunden mit dem Status Kunde‑Referenz. Sobald ihr einen neuen kalten Lead auf Kalter Lead zieht, sucht das System aus diesem Pool automatisch die passendsten Bestandskunden — zwei geografisch nah und zwei aus derselben Branche — und legt euch ein fertiges Gesprächsskript in die Lead‑Notiz.
Nicht, dass wir einem Elektriker sagen: „Kein Problem, wir haben bei Kunde XYZ in deiner Region einen Kindergärtner eingestellt." 😄 Das bringt wenig. Lieber eine Firma, die etwas weiter weg ist, aber aus der passenden Branche kommt."
Vor jedem einzelnen Anruf manuell:
- In der HTML‑Kundenkarte die 4 nächsten Referenzen raussuchen
- Pro Referenz prüfen, ob die Branche zum Lead passt
- Jeweilige Distanz abschätzen
- Zwischen Kundenkarte und Close hin‑ und herspringen
Plus wöchentlich manuelle Pflege der HTML‑Kundenkarte, damit neue Referenz‑Kunden überhaupt auffindbar sind.
Notiz liegt vor dem Gespräch im Lead:
- 2 nächstgelegene + 2 branchen‑passende Referenzen
- Jeweils mit Branche, km‑Distanz, besetzten Stellen
- Fertiges Skript mit Best‑Match namentlich eingesetzt
- Ein Fenster, ein Tool — Close reicht
Neue Referenzen einfach in Close mit Status Kunde‑Referenz markieren — ab sofort matchbar. Keine separate Kundenkarte mehr.
Bei 100 Calls pro Tag summieren sich ~100 Minuten Recherche‑Zeit und rund 400 Tab‑Wechsel, die der SDR nicht mehr leisten muss — plus die wöchentliche Kundenkarten‑Pflege, die komplett entfällt. Nicht nur Zeit gespart, sondern voller mentaler Fokus auf das Gespräch, den Ton, den Einwand, den Moment.
Die Grundidee.
Das System baut auf einer einfachen Mechanik auf: Ihr pflegt in Close eure erfolgreich abgeschlossenen Kunden als Referenz‑Leads. Neue kalte Leads werden beim Anrufen automatisch gegen genau diesen Pool gematcht.
1 · Abgeschlossene Kunden = Referenzen in Close
Jeden Kunden, bei dem ihr erfolgreich eine Stelle besetzt habt, markiert ihr in Close mit dem Status Kunde‑Referenz. Dazu pflegt ihr an dem Lead ein paar Custom Fields: welche Branche er ist, wie viele Mitarbeiter er hat, welche Stelle ihr besetzt habt, und in wie vielen Tagen. Das ist der Einmal‑Aufwand pro Erfolg.
Aus all diesen markierten Leads entsteht der Referenz‑Pool, auf den das System zurückgreift. Ihr erweitert ihn einfach, indem ihr mehr Kunden mit dem Status versehrt.
2 · Kalte Leads werden automatisch gegen den Pool gematcht
Wenn ihr einen neuen kalten Lead auf den Status Kalter Lead zieht, berechnet das System für jede eurer Referenzen die Entfernung zum Lead und sortiert sie. Daraus bildet es zwei Listen mit je zwei Referenzen und setzt sie in die Lead‑Notiz:
- Die zwei geografisch nächsten Referenzen — egal welcher Branche. Plus jeweils die Distanz in Kilometer.
- Die zwei nächsten Referenzen aus derselben Branche wie der Kalter Lead. Auch mit Distanz.
3 · Der Trick: Branche schlägt Distanz
Das System wählt aus diesen vier Referenzen eine aus, die im Skript namentlich erwähnt wird — die wichtigste, das sog. Best‑Match. Die Regel dafür ist strikt:
- Gibt es mindestens eine Referenz aus exakt derselben Branche? → Die nächste davon gewinnt — auch wenn sie ein Stück weiter weg liegt.
- Gibt es keine passende Branche? → Die geografisch nächste gewinnt.
Ein Elektriker glaubt eher „wir haben gerade einen Elektromeister in Stuttgart platziert" als „wir haben bei einer Firma in Ihrer Straße einen Zerspanungsmechaniker vermittelt" — auch wenn Letzteres geografisch näher wäre. Die fachliche Passung wirkt im Gespräch stärker als die Nähe.
Welche Felder in Close gepflegt sein müssen.
Das System ist auf saubere Daten in Close angewiesen — an beiden Lead‑Typen. Für jedes Feld steht unten exakt, was passiert, wenn es leer ist. Pflicht‑Felder sind grün markiert.
Kalter Lead
Der anzurufende Lead — pro Call kurz gepflegt.
Referenz‑Lead
Abgeschlossener Kunde — einmalig pro Vermittlung gepflegt.
Die 10 Branchen
Branche ist ein Close‑Dropdown mit exakt diesen 10 Werten. Jeder Referenz‑Kunde bekommt eine dieser Branchen. Freitext wird ignoriert und führt dazu, dass die Referenz nie im Branche‑Block auftaucht:
Kalter Lead: Adresse + Gesuchte Position. Branche ist nice to have, wird sonst automatisch abgeleitet.
Referenz‑Lead: Adresse, Branche, Besetzte Stelle(n) und Tage bis Besetzung. Mitarbeiteranzahl ist ein Plus, kein Pflicht.
Fehlt bei einer Referenz eins der vier Pflichtfelder, wird sie entweder komplett ignoriert (Adresse fehlt), tauchen nicht im Branche‑Block auf (Branche fehlt) oder wirken im Gespräch unprofessionell (Tage bis Besetzung fehlt). Die Empfehlung: beim Abschluss eines Kunden direkt alle vier Felder pflegen, solange alles frisch ist.
Wie das Matching funktioniert.
Sobald ein Lead auf „Kalter Lead" landet, macht das System für jede Referenz im Pool dasselbe: Entfernung berechnen, Branche prüfen, sortieren. Daraus entstehen die zwei Referenz‑Listen plus ein namentlich erwähntes Best‑Match.
Die zwei Listen
Beide Listen enthalten genau zwei Referenzen und erscheinen nebeneinander in der Notiz, inklusive Distanz in Kilometer:
Die zwei geografisch nächsten Referenzen aus dem kompletten Pool. Branche egal. Diese Liste zeigt, wo ihr überhaupt schon vermittelt habt — unabhängig vom Fachgebiet.
Die zwei nächsten Referenzen mit exakt derselben Branche wie der kalten Lead. Das sind die fachlich passenden Treffer, auch wenn sie geografisch weiter weg sind.
Das Best‑Match im Skript
Unter den vier Referenzen wird eine namentlich im Skript genannt. Die Auswahl folgt streng dieser Reihenfolge:
- Gibt es eine Referenz mit exakt der gleichen Branche? → die nächste davon wird Best‑Match.
- Gibt es keine passende Branche im Pool? → die geografisch nächste wird Best‑Match.
In der Notiz wird das Best‑Match durch einen 🎯‑Marker kenntlich gemacht — damit der SDR auf einen Blick sieht, welche Referenz im Skript erwähnt wird.
Ein konkretes Beispiel
Kalter Lead: Bauunternehmen Müller GmbH in Köln, sucht einen Zimmerer. Im Referenz‑Pool finden sich (zufällig) eine Industrie‑Firma in Troisdorf (21 km), eine Metallbau‑Firma in Düsseldorf (27 km), ein Bauunternehmen in Remscheid (31 km) und noch eins in Röthlein (254 km).
| Liste | Referenz | Branche | km |
|---|---|---|---|
| Nähe · 1 | Gerflor DLW | Industrie | 21 |
| Nähe · 2 | Durbal Metallwarenfabrik | Metallbau/Stahlbau | 27 |
| Branche · 1 🎯 | August Dohrmann Bauunternehmung | Bau | 31 |
| Branche · 2 | Bedachung Gernert | Bau | 254 |
Namentlich im Skript erwähnt wird August Dohrmann — obwohl Gerflor und Durbal geografisch näher dran sind. Denn nur Dohrmann und Gernert teilen die Branche mit dem Lead, und Dohrmann ist von beiden der nähere. Gerflor und Durbal landen als Kontext im Nähe‑Block, aber der SDR spricht im Telefonat über Dohrmann.
Die Notiz zeigt alle vier Referenzen mit Distanz. Wenn der SDR im Gespräch merkt, dass eine andere Referenz besser passen würde („ja, wir sind eher Industrie als Bau"), kann er spontan umschwenken — die Daten sind da.
Der Ablauf, Schritt für Schritt.
Was zwischen „Status auf „Kalter Lead" ziehen" und „Notiz erscheint" passiert:
In Summe: etwa 5 bis 10 Sekunden reine System‑Zeit. Plus die Close‑Zustellung (ca. 15‑25 s). Rechnet mit einer halben Minute, dann ist die Notiz da.
Die Notiz, die ihr in Close seht.
So sieht das fertige Produkt aus. Oben das Skript mit dem Best‑Match‑Namen, darunter die zwei Referenz‑Blöcke inkl. Distanz. Der 🎯‑Marker kennzeichnet die Referenz, die im Skript namentlich fällt.
Warum das so schlicht aussieht: Close zeigt Notizen als reinen Text — Fettdruck, Tabellen und andere Formatierungen werden nicht gerendert. Wir nutzen stattdessen CAPS‑Überschriften, Emojis und Unicode‑Linien, damit die Struktur auch ohne Formatierung klar lesbar ist.
Das Skript selbst anpassen.
Der Skript‑Text lebt in einem Google Doc, das ihr selbst editieren könnt. Änderungen wirken beim nächsten Cold Call — kein Deploy, kein Warten, kein Dev‑Kontakt.
Skript‑Doc öffnen
Editor‑Rechte werden über die Google‑Docs‑Freigabe verwaltet — ihr könnt jederzeit selbst neue Teammitglieder einladen.
Zum Google DocWie das Doc aufgebaut ist
Das Doc hat zwei Bereiche, getrennt durch die Markierungszeile
=== EDITIERBAR AB HIER ===.
- Oben · Dokumentation — listet auf, welche Platzhalter verfügbar sind. Diesen Teil nicht anrühren.
- Unten · euer Skript — alles unterhalb der Markierungszeile ist editierbar. Hier ändert ihr Wortlaut, Reihenfolge, Platzhalter.
Verfügbare Platzhalter
Ein Platzhalter sieht so aus: {{ref_name}}. Das
System ersetzt ihn vor dem Posten durch den Wert aus dem Best‑Match.
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
{{gesuchte_position}} | Position, die der kalten Lead sucht |
{{ref_name}} | Firmenname des Best‑Matches |
{{ref_city}} | Stadt der Referenz |
{{ref_km}} | Entfernung zum kalten Lead (gerundet) |
{{ref_tage_besetzung}} | Tage bis zur Besetzung |
{{ref_branche}} | Branche des Best‑Matches |
{{ref_stellen}} | Text aus „Besetzte Stelle(n)" |
{{ref_mitarbeiter}} | Mitarbeiteranzahl der Referenz |
Schreibt ihr einen Platzhalter falsch (z.B.
{{ref‑name}} statt
{{ref_name}}), bleibt er im fertigen Skript
sichtbar stehen. Die Notiz wird trotzdem gepostet — ihr merkt den Tippfehler
sofort.
Wenn etwas nicht klappt.
Was es bringt.
Der Wert des Systems liegt in vier konkreten Punkten. Zeitersparnis ist nur der sichtbarste davon — der größere Hebel ist Fokus, weniger Reibung und der Wegfall laufender Wartungsarbeit.
Der SDR kann sich beim Anruf auf das konzentrieren, worauf es ankommt: präsenter Auftritt beim Kunden, zuhören, flexibel auf den Gesprächsverlauf reagieren. Die Referenz‑Suche, das Gedächtnis an Distanzen und Branchen, das Copy&Paste von Namen — all das muss der Kopf nicht mehr parallel leisten. Das erhöht die Gesprächsqualität und letztlich die Conversion.
Bisher musste der SDR zwischen Close und der Kundenkarte hin‑ und herspringen — pro Call. Das System bringt die Referenz direkt in Close in die Lead‑Notiz. Ein Tool, ein Fenster, ein Fokus. Weniger Reibung, weniger Fehlerquellen, weniger „ich war grade abgelenkt und hab den Faden verloren".
Die HTML‑Kundenkarte musste bisher manuell gepflegt werden, damit neue Referenz‑Abschlüsse dort überhaupt auftauchen. Jetzt markiert ihr abgeschlossene Kunden einfach in Close mit Status Kunde‑Referenz — das System zieht sie automatisch in den Match‑Pool. Ein zusätzlicher Wartungstask pro Woche fällt komplett weg.
Plus ein Nebeneffekt: durch die strikte Branche‑Priorität passieren keine peinlichen Fehlreferenzen mehr. Der Elektriker hört nicht mehr von einem branchenfremden Vermittlungserfolg, nur weil er geografisch näher war.
Support & Kontakt.
Das System läuft im Alltag ohne menschliches Zutun. Für alles andere:
Macht ihr selbst
- Skript editieren — direkt im Google Doc
- Referenzen pflegen — direkt in Close
- Kalte Leads auf „Kalter Lead" ziehen
- Bei Bedarf: Branche manuell am kalten Lead setzen
Kontakt für alles andere
- Technische Probleme, System hängt, Notizen kommen nicht
- Neue Branche hinzufügen
- Matching‑Regel anpassen (z.B. „Geo statt Branche priorisieren")
- Skript‑Varianten für verschiedene Szenarien
Google Chat · Jay (jay@innofy.ai)
Direktnachricht an Jay in eurem Google‑Workspace — schnellster Weg für Rückfragen, Anpassungen, neue Szenarien.